Google-Bewertungen im Team freigeben
Ein klarer Weg vom Entwurf zur Veröffentlichung: Zuständigkeiten, offene Fakten und die aktuelle Freigabe nachvollziehbar halten.
Das Passwort bleibt bei Ihnen
Wenn jemand für Sie auf Bewertungen antworten soll, die Agentur, der Neffe oder wir, dann braucht diese Person Zugang zu Ihrem Unternehmensprofil. Der naheliegende Weg ist der falsche: Wer Ihr Google-Passwort bekommt, bekommt Ihr ganzes Google-Konto. Also auch das Postfach, die Fotos, alles, was sonst noch daran hängt.
Google hat dafür einen eigenen Weg vorgesehen und beschreibt ihn in einem Satz, den man sich merken kann: Jeder arbeitet mit seinem EIGENEN Konto und wird zu Ihrem Profil eingeladen.
Der Unterschied zeigt sich am Tag der Trennung. Einen eingeladenen Nutzer entfernen Sie unter „Personen und Zugriff" wieder. Ein Passwort, das jemand kennt, müssen Sie ändern, und dann sind Sie an jedem Gerät neu angemeldet, auf dem Sie es je benutzt haben.
Wenn Sie auf Unternehmensprofile zugreifen und sie verwalten möchten, ohne Ihr Passwort weiterzugeben, benötigt jeder Nutzer ein eigenes Google-Konto. Google, Inhaber und Administratoren Ihres Unternehmensprofils verwalten
Zwei Rollen, und für Bewertungen reicht eine
Google kennt für ein Unternehmensprofil zwei Rollen: Inhaber und Administrator. Für die Arbeit an Bewertungen genügt die zweite, und sie ist die richtige für alle, die nicht Sie sind.
Zusätzliche Inhaber und Administratoren dürfen Informationen bearbeiten, auf Rezensionen antworten und Beiträge verwalten. Google, Inhaber und Administratoren Ihres Unternehmensprofils verwalten
Was ein Administrator nicht kann, und warum das der Punkt ist
Der Unterschied klingt klein und ist es nicht: Ein Administrator kann keine Nutzer hinzufügen oder entfernen und das Profil nicht löschen. Genau diese beiden Dinge sind die, bei denen ein Fehler nicht mehr rückgängig zu machen ist.
Sie behalten damit die Kontrolle über die Frage, wer sonst noch mitliest. Wer jemanden als Inhaber einträgt, gibt sie ab.
Ein Hinweis am Rande, der in der Praxis für Verwirrung sorgt: Die Rolle hieß früher „Site-Manager". Wenn Ihnen jemand anbietet, ihn als „Manager" hinzuzufügen, ist das dieselbe Sache unter dem alten Namen.
Administratoren (früher „Site-Manager“ genannt) haben im Wesentlichen dieselben Zugriffsrechte für das Profil wie Inhaber. Die einzige Ausnahme ist, dass sie keine Nutzer hinzufügen oder entfernen und das Profil nicht löschen dürfen. Google, Inhaber und Administratoren Ihres Unternehmensprofils verwalten
So wird jemand hinzugefügt
Sie brauchen dafür nur die E-Mail-Adresse der Person:
- Unternehmensprofil aufrufen.
- Dreipunkt-Menü, dann „Einstellungen für das Unternehmensprofil", dann „Personen und Zugriff".
- Links oben auf „Hinzufügen".
- E-Mail-Adresse eintragen und unter „Zugriff" die Rolle „Administrator" wählen.
- Auf „Einladen" klicken.
Wer sieht, dass da jemand mitarbeitet?
Ihre Gäste nicht. Eine Antwort auf eine Rezension erscheint immer als Antwort des Unternehmens, nie unter dem Namen der Person, die sie geschrieben hat. Wer für Sie antwortet, taucht öffentlich nirgends auf.
Sichtbar ist es nur innerhalb Ihres Profils: Wer dort Zugriff hat, sieht die Namen und E-Mail-Adressen der anderen Inhaber und Administratoren. Das ist auch gut so, denn diese Liste ist die einzige Stelle, an der Sie einmal im Jahr nachsehen sollten, wer eigentlich noch hereinkommt.
Wenn Ihre Antwort genehmigt wird, ist sie öffentlich als Antwort vom Unternehmen unter der Rezension des Kunden zu sehen. Ihr eigener Name wird nicht angezeigt. Google, Kundenrezensionen verwalten
Und in wessen Namen steht die Antwort dann da?
Das ist die zweite Hälfte der Frage, und sie hat mit Technik nichts zu tun. Eine Antwort, die mit „Ich habe selbst in der Küche gestanden" endet, behauptet etwas über eine Person. Wenn diese Person es nicht geschrieben hat, ist der Satz unwahr, und zwar an der einzigen Stelle, an der Ihre Gäste ihn nachlesen können.
Deshalb wird das vorher geklärt und nicht unterwegs: Antwortet der Inhaber persönlich, oder antwortet das Team? Beides ist in Ordnung, beides liest sich anders, und beides muss über alle Antworten hinweg dasselbe bleiben. Ein Profil, auf dem mal „ich" und mal „wir" steht, wirkt nicht persönlicher, sondern unaufmerksam.
Wir schreiben diese Festlegung deshalb auf, bevor die erste Antwort entsteht, zusammen mit der Ansprache, dem Ton und dem Namen für die Signatur. Nicht aus Ordnungsliebe: Es ist zugleich die dokumentierte Weisung, an die wir uns halten müssen, und Sie können sie jederzeit ändern.
Was das mit Datenschutz zu tun hat
Sobald ein Dritter für Sie antwortet, verarbeitet er dabei die Namen und Texte Ihrer Rezensenten. Das ist eine Verarbeitung im Auftrag, und dafür verlangt die Datenschutz-Grundverordnung einen Vertrag.
Das gilt für jeden, den Sie dazuholen, auch für die Agentur um die Ecke und auch für uns. Fragen Sie danach, bevor Sie jemanden einladen; wer keinen hat, hat sich die Frage noch nie gestellt. Unserer steht öffentlich, und Sie können ihn lesen, bevor wir miteinander sprechen.
Erfolgt eine Verarbeitung im Auftrag eines Verantwortlichen, so arbeitet dieser nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen dieser Verordnung erfolgt Art. 28 Abs. 1 DSGVO
Die kurze Fassung
Kein Passwort weitergeben, sondern einladen. Administrator statt Inhaber. Vorher klären, ob „ich" oder „wir" antwortet. Und nach dem Vertrag fragen, bevor jemand an die Daten Ihrer Gäste kommt.
Wenn Sie den Zugang später wieder entziehen wollen, geht das an derselben Stelle, an der Sie ihn erteilt haben, und es dauert genauso lange.
Fundstellen
Jede Aussage in diesem Beitrag lässt sich nachschlagen. Hier stehen die Quellen, aus denen sie stammt, mit dem Datum, an dem wir sie zuletzt geprüft haben.
- Google, Inhaber und Administratoren Ihres Unternehmensprofils verwalten https://support.google.com/business/answer/3403100?hl=de
- Google, Kundenrezensionen verwalten https://support.google.com/business/answer/3474050?hl=de
- Art. 28 Abs. 1 DSGVO https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
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Dürfen Sie Ihre Gäste um eine Bewertung bitten?
Die kurze Antwort: ja. Die längere Antwort erklärt, warum der Aufsteller mit „10 Prozent auf die nächste Bestellung" Sie beide Bewertungen kosten kann.